Les espaces de travail virtuels : un modèle en devenir

Qu’est-ce qu’un espace numérique de travail ?

L’espace numérique de travail, également appelé environnement numérique de travail ou, en anglais, digital workplace, désigne un environnement dématérialisé partagé par plusieurs utilisateurs. Il regroupe des outils qui favorisent la communication et la collaboration : messagerie électronique, agenda partagé, réseaux sociaux internes, espaces de réunion virtuelles, partage de fichiers… Ces espaces de travail, d’abord pensés pour travailler à distance, sont désormais exploités indifféremment dans les murs des entreprises ou en dehors, afin d’améliorer notamment le partage des informations et la sécurité. Les utilisateurs y accèdent par le biais d’une interface regroupant souvent plusieurs outils, censée fonctionner sur plusieurs appareils.

Pour accéder à un espace numérique de travail, il faut le plus souvent saisir un identifiant et un mot de passe. Dans certains cas, il est nécessaire de se connecter à un VPN, un réseau privé qui crée une connexion sûre entre le poste de l’usager et l’espace numérique de travail de l’entreprise. Si les entreprises peuvent se contenter, par ce biais, de sécuriser le transfert d’informations jusqu’à des clouds, d’autres choisissent même d’installer des serveurs internes afin de doubler la sauvegarde de leurs données localement. Selon une étude Hiscox 2020, les incidents de cybersécurité auraient en effet coûté près de 1,6 milliards d’euros aux entreprises françaises en 2020.

Des modèles déjà anciens 

L’apparition des premiers espaces numériques de travail est déjà ancienne. Le ministère de l’Éducation nationale développe par exemple, depuis le milieu des années deux mille, des environnements numériques de travail (ENT) à destination des élèves et enseignants, à utiliser en classe mais aussi en dehors. Leur niveau de déploiement demeure cependant variable selon les territoires et les établissements.

D’autres espaces, comme les logiciels de gestion électronique des documents (GED), sont des alternatives à l’intranet pour la gestion documentaire. Le premier logiciel de GED, Taurus, a été développé dès 1993. Selon Archimag, 71 % des organisations françaises sont équipées en 2020 d’un ou plusieurs logiciels de GED pour sécuriser, archiver et partager des documents.

Un défi pour les entreprises

Avec la pandémie du Covid-19 et l’application du télétravail dans l’urgence, le nombre de cyberattaques a augmenté. Selon l’enquête d’Archimag, près de neuf organisations françaises sur dix en ont été la cible, subissant des pertes de données clients et des actes malveillants. Les entreprises souhaitent donc s’engager dans un environnement numérique sécurisé.

Depuis les confinements de 2020 et 2021, les entreprises cherchent également à améliorer l’efficacité des outils de télétravail. Pour ce faire, elles doivent notamment rassembler et simplifier les moyens de communications utilisés : courriels, messageries instantanées, médias sociaux, applications RH, outils de réunions virtuelles… De manière générale, selon un sondage effectué par Nexthink en 2020, 82 % des entreprises reconnaissent que l’expérience numérique des salariés a un impact négatif sur la performance de l’entreprise. Ils sont pourtant autant de salariés à vouloir que leur entreprise en fasse davantage pour améliorer leur environnement de travail virtuel. La mise en place d’espace virtuels de travail doit répondre à plusieurs objectifs pour les entreprises :

• Trouver des outils collaboratifs ;
• S’assurer d’une gestion sécurisée des accès ;
• Mettre en place des espaces de stockage ;
• Inclure des outils de contrôle du télétravail : suivi du temps de travail, mesure de la productivité…

Vers les espaces de travail en réalité virtuelle

Dès 2008, le Project Wonderland, désormais nommé Open Wonderland et disponible en open source, constitue l’un des premiers programmes de bureaux virtualisés. L’utilisateur y est représenté sous la forme d’un avatar numérique et se déplace dans les espaces. Il peut échanger des fichiers, participer à des réunions et interagir avec les autres avatars. Ce bureau virtuel est une version adaptée au monde de l’entreprise des jeux de rôles en ligne massivement multijoueurs (MMORPG), comme World of Warcraft et Second Life.

D’autres projets similaires ont ensuite été développés pour encourager la cohésion des équipes et le travail collaboratif à distance. Il existe actuellement deux modèles de bureaux virtuels : les espaces de travail ludifiés, à l’image d’un jeu vidéo, comme Gather Town, Workadventure ou My Digital Office, et les outils de visioconférence augmentés, comme Glowbl qui permet d’organiser des réunions professionnelles et des formations en ligne.